Καθήκοντα Διοικητού

 

Οι Αξιωματούχοι των Ομίλων πρέπει να γνωρίζουν, ότι για να βάλουν Υποψηφιότητα για την Διοίκηση της Περιφέρειας, εκτός των άλλων προσόντων που αναφέρονται στο καταστατικό, πρέπει να έχουν εκπροσωπήσει τον Όμιλό τους τουλάχιστον 1 έτος κατά τον χρόνο της υποβολής της υποψηφιότητάς τους.

 Από την εκλογή της, η εκλεγμένη Διοίκηση της 247 Περιφέρειας Ελλάδος του I.I.W. αρχίζει να ενημερώνεται και να προετοιμάζεται. 

ΜΕΤΑ ΤΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ  ΚΑΙ ΤΟ ΑΡΓΟΤΕΡΟ ΜΕΧΡΙ ΤΕΛΟΣ ΜΑΡΤΙΟΥ κάθε έτους η εν ενεργεία Γραμματέας στέλνει μαζί με τα Πρακτικά σε όλες τις Αξιωματούχους της Περιφέρειας και των Ομίλων, της δικής της περιόδου, καθώς και στις αντίστοιχες εψηφισμένες της επομένης περιόδου, όπως προέκυψαν από τις εκλογές του Φεβρουαρίου.

  1. ΤΑ ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ
  2. ΤΑ ΝΕΑ ΕΨΗΦΙΣΜΕΝΑ Δ.Σ. ΟΜΙΛΩΝ.
  3. ΤΙΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΚΑΘΕ ΟΜΙΛΟΥ, ΟΠΩΣ ΕΙΧΑΝ ΔΙΑΜΟΡΦΩΘΕΙ ΜΕΧΡΙ ΤΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ

Τα πιο πάνω είναι εφικτά, μόνο αν οι Όμιλοι είναι συνεπείς στην αποστολή των απαιτουμένων πληροφοριών.

Ιούνιο:

ΑΛΛΑΓΗ ΗΓΕΣΙΑΣ ΚΑΙ ΓΕΝΙΚΗ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗ ΤΗΣ 247Π. Ελλάδος I.I.W.

Κατά την Αλλαγή Ηγεσίας γίνεται και η Παράδοση-Παραλαβή με πρωτόκολλο

της Γραμματείας και του Ταμείου.

Βάσει του απολογισμού η Εψηφισμένη Διοικητής με την Ταμία ετοιμάζουν προϋπολογισμό και φροντίζουν επίσης με την Ταμία και την Γραμματέα να ανοίξει

ένα νέο Τραπεζικό Λογαριασμό όπου θα μεταφέρει η Τρέχουσα Διοίκηση

«το υπόλοιπο ποσό για την νέα χρήση».

 Τέλος Αυγούστου με πρώτη Σεπτεμβρίου

H Γραμματέας και η Ταμίας πρέπει να έχουν, τα Διοικητικά της Νέας Περιόδου, καθώς και τις καταστάσεις των μελών των Ομίλων, όπως έχουν διαμορφωθεί στην αρχή της περιόδου. Επίσης πρέπει να φροντίσουν να ενημερωθούν ποιά συγκεκριμένη ημέρα έχουν την μηνιαία συνάντησή τους οι Όμιλοι, ώστε η Διοικητής να προγραμματίσει ανάλογα τις επισκέψεις της.

Τέλος Αυγούστου Η Διοικητής στέλνει την πρώτη της επιστολή, για να διαβαστεί στις συναντήσεις του Σεπτεμβρίου από όλους τους Ομίλους οι οποίοι αρχίζουν την νέα τους περίοδο.

Όλες οι επιστολές της Διοικητού καλόν είναι να στέλνονται στο τέλος του προηγούμενου μήνα για να διαβάζεται η επιστολή της από τους Ομίλους που συνεδριάζουν την πρώτη εβδομάδα κάθε μήνα. Με τις επιστολές αυτές κάνει ένα απολογισμό των δραστηριοτήτων της και μπορεί επίσης να αναφέρει τις υποχρεώσεις των ομίλων και να δίνει όποια οδηγία χρειάζεται για την καλή λειτουργία των ομίλων.

Μέσα στην πρώτη επιστολή αναφέρεται σε πιο λογαριασμό θα στείλουν οι όμιλοι την συνδρομή τους.  Η υποχρέωση αυτή πρέπει να υπενθυμίζεται στους Ομίλους από Γραμματέα και Ταμία, με ηλεκτρονικό μήνυμα, εκ νέου, στο τέλος Σεπτεμβρίου και στις 10 Οκτωβρίου αν μερικοί όμιλοι δεν έχουν πληρώσει.

 Καλό είναι, να προγραμματίσει η Διοικητής τις ημερομηνίες της επίσκεψης της στους ομίλους, σύμφωνα με τις ημερομηνίες της μηνιαίας συνάντησης της Ολομέλειας κάθε Ομίλου, και να τους ενημερώσει από την αρχή του χρόνου, ώστε και οι όμιλοι να ετοιμάζονται ανάλογα για την επίσημη επίσκεψη της Διοικητού.

 Να κάνει τακτικά Διοικητικά Συμβούλια, για να δίνει αρμοδιότητες στα μέλη του Διοικητικού της Συμβουλίου και στις Προέδρους των διαφόρων Επιτροπών.  Να ενημερώνεται τακτικά για την πρόοδο των εργασιών και  να

ελέγχει αν έγιναν σωστά και στις σωστές προθεσμίες. 

 Σεπτέμβριο

Αυτόν τον μήνα υποβάλλεται στο Διεθνές η υποψηφιότητα μιας Αξιωματούχου που έχει τα προσόντα για Board Director. Ετοιμάζονται τα απαιτούμενα χαρτιά από πιο νωρίς για να σταλούν έγκαιρα στο Διεθνές, εντός του Σεπτεμβρίου και όχι αργότερα από το τέλος του ιδίου μηνός.

Σημείωση: Η υποψηφιότητα της Αξιωματούχου πρέπει να έχει εγκριθεί από την Ολομέλεια της Γενικής Συνέλευσης του Συνεδρίου που πραγματοποιείται κάθε Φεβρουάριο. Άρα από τον Δεκέμβριο, όταν θα συγκεντρώνει η εκάστοτε Διοικητής της

Υποψηφιότητες για τα Αξιώματα της Διοίκησης και των Επιτροπών πρέπει να γνωρίζει ποιες ή ποια επιθυμεί να βάλει υποψηφιότητα για Board Director και να ενεργήσει  ανάλογα.

Οκτώβριο

Η Πληρωμή της συνδρομής προς το Διεθνές από την Ταμία της Περιφέρειας, την  τελευταία εβδομάδα του Οκτωβρίου και πριν την 31 Οκτωβρίου.

Αυτό το έτος 2016-2017 έχουν εγκριθεί τα εξής ποσά ανά μέλος.

22 Ευρώ για την 247Π. Ελλάδος I.I.W. – 2 Ευρώ για την Εθνική Εκπρόσωπο και

5 Ευρώ για το Διεθνές Inner Wheel,  ΣΥΝΟΛΟ : 27 Ευρώ/μέλος.

 ΑΥΤΟΝ ΤΟΝ ΜΗΝΑ αν γίνουν ταχυδρομικές εκλογές Εθνικής Εκπροσώπου και Αναπληρώτριας Ε.Ε. πρέπει να αποσταλούν τα ψηφοδέλτια με φάκελο επιστροφής.

Ο φάκελος με τα ψηφοδέλτια συμπληρωμένα με τις ψήφους, πρέπει να ταχυδρομηθεί από κάθε Όμιλο το αργότερο αρχές Φεβρουαρίου, ώστε η εν ενεργεία Εθνική Εκπρόσωπος να συγκεντρώσει έγκαιρα τους φακέλους, οι οποίοι θα ανοιχθούν από την εφορευτική επιτροπή στο Συνέδριο/Γενική Συνέλευση/Εκλογές του Φεβρουαρίου.

Οκτώβριο με Νοέμβριο κλείσιμο της αίθουσας για τον εορτασμό των γενεθλίων

I.I.W. του κάθε Ομίλου χωριστά, ή με την συνεννόηση και συνεργασία των Προέδρων των 5 Ομίλων Αττικής, ή της Βορείου Ελλάδος, ή Όμορων Ομίλων.

Νοέμβριο – Δεκέμβριο 

Αναζήτηση υποψηφιοτήτων για το  Δ.Σ. Περιφέρειας, Εθνικής Εκπροσώπου  και Επιτροπών για τις εκλογές του Φεβρουαρίου, αυστηρά βάσει των προσόντων και των Αξιωμάτων που έχουν λάβει στους Ομίλους και την Διοίκηση της Περιφέρειας.

Οι υποψηφιότητες των Αξιωματούχων, (μαζί με τα βιογραφικά και τα αξιώματα που έχουν λάβει στον όμιλό τους ή στην Διοίκηση της Περιφέρειας) πρέπει να υποβάλλονται από τους ομίλους μέχρι τέλος Δεκεμβρίου, για να έχει τον χρόνο η Γραμματέας να ενημερώνει με την σειρά της τους ομίλους .

Αυτή την περίοδο προγραμματίζεται συμβούλιο με τον Όμιλο που θα υποστηρίξει το Συνέδριο, για το κλείσιμο της Αίθουσας του Συνεδρίου.

 Τέλος Ιανουαρίου πρέπει να έχει λάβει η Διοίκηση τις Προτάσεις των Ομίλων τα Βιογραφικά των Υποψηφίων ώστε

Μέχρι τις αρχές Φεβρουαρίου να έχει γίνει ένας σωστός σχεδιασμός

από την Διοίκηση της Περιφέρειας και τον Όμιλο που θα οργανώσει το Συνέδριο, ΠΟΤΕ, ΠΟΥ ΚΑΙ ΠΩΣ θα γίνει το Συνέδριο, τα Συμβούλια των Προδιοικητών, τα Σεμινάρια, οι Εκλογές, οι Ομιλίες των Προέδρων, το κλείσιμο των ξενοδοχείων και η υποδοχή και διασκέδαση των Συνέδρων, κτλ).

 Αρχές Φεβρουαρίου και όχι αργότερα από 15 ημέρες πριν του Συνεδρίου

στέλνεται στους Ομίλους το Τελικό Πρόγραμμα και η Ημερησία Διάταξη.

 Αν έχει προγραμματιστεί επίσκεψη Προέδρου του Διεθνούς στο πρόγραμμα πρέπει να συμπεριλαμβάνεται η υποδοχή της Προέδρου ξεναγήσεις, φιλοξενία από άλλους Ομίλους, δώρα, Πλακέτες και μετάφραση στην Αγγλική όλων των Ομιλιών, Σεμιναρίων κτλ.

 Τέλος Φεβρουαρίου με αρχές Μαρτίου

ΣΥΝΕΔΡΙΟ, Γενική Συνέλευση και ΕΚΛΟΓΕΣ.

 Μέχρι τέλος Μαρτίου

Αποστολή πρακτικών με τα αποτελέσματα των εκλογών και τις καταστάσεις των νέων Δ.Σ. και των μελών των Ομίλων όπως θα έχουν διαμορφωθεί έως τότε, προς όλους τους Ομίλους, Αξιωματούχους της Περιφέρειας, Ε. Εκπρόσωπο και Αναπληρώτρια

Ε. Εκπρόσωπο, Προέδρους των Επιτροπών, τους εν ενεργεία και τους νέους εψηφισμένους.

Επίσης, οι Όμιλοι σε συνεννόηση με την Εθνική Εκπρόσωπο στέλνουν στο I.I.W. την ψηφοφορία τους για την Αντιπρόεδρο, Ταμία και Εκδότρια/Μedia Manager και Board Directors του Διεθνούς.

 Την περίοδο αυτή, η Διοίκηση παραγγέλνει τα Directories τα οποία χρειάζονται οι Όμιλοι και οι Αξιωματούχοι

 Υπενθύμιση

Υπενθύμιση προς τους Ομίλους από Διοίκηση και Εθνική Εκπρόσωπο, οι Όμιλοι μέσω της ISO να ενημερώσουν την ιστοσελίδα του I.I.W.

με τα στοιχεία της Νέα Γραμματέως και ότι άλλο ζητούν από το Διεθνές.

 Μέχρι τέλος Απριλίου

πρέπει οι Όμιλοι να στείλουν στην Εθνική Εκπρόσωπο συνοπτικά γραμμένα τα πεπραγμένα του Έτους (Μισή σελίδα Α4).

Η Διοικητής με την Ε.Ε. και τη Γραμματέα της Περιφέρειας (αφού συνεννοηθούν μεταξύ τους) ενημερώνουν σχετικά και κάνουν συχνές υπενθυμίσεις στους Ομίλους.

ΕΙΝΑΙ ΚΑΝΟΝΑΣ ΒΑΣΙΚΟΣ:

Η Γραμματέας με τις οδηγίες της Διοικητού, η Εθνική Εκπρόσωπος καθώς και η Webmaster να ενημερώνουν τους Ομίλους για τις υποχρεώσεις τους.

Οι επισκέψεις αν είναι δυνατόν να έχουν γίνει όλες μέχρι τον Φεβρουάριο.

Αν υπάρχουν προβλήματα σε κάποιους ομίλους, μπορεί  μετά το Συνέδριο η Διοικητής να επισκεφθεί δεύτερη φορά τους ομίλους που χρειάζονται Βοήθεια και Οδηγίες.

 Ιούνιο

Το ταμείο της Διοίκησης πρέπει να κλείνει μέχρι την αρχή του Ιουνίου.  Καλούνται οι εκλεγμένοι αξιωματούχοι που απαρτίζουν την εξελεγκτική επιτροπή έγκαιρα για να ελέγξουν το ταμείο.

Ο απολογισμός να στέλνετε στους Ομίλους 15 ημέρες πριν από τα διαδικαστικά της Αλλαγής Ηγεσίας ώστε να έχει χρόνο και η εκλεγμένη νέα Διοικητής με την Ταμία της να προετοιμάσουν ένα προϋπολογισμό.

Ανοίγεται ένα νέο Βιβλιάριο Τραπέζης από την Νέα Διοικητή – Ταμία και Γραμματέα

και μεταφέρεται από την απερχόμενη Διοικητή και Ταμία, στον νέο λογαριασμό, το υπόλοιπο για την νέα χρήση.

Σύμφωνα με το Καταστατικό το 2015 οι αποδείξεις των εξόδων, υπογράφονται από τις τρεις Αξιωματούχους συν μία ακόμα Αξιωματούχο.

Τέλος Ιουνίου η Πανηγυρική Συνεστίαση της Αλλαγής Ηγεσίας